| Selbstevaluation als Instrument der Qualitätsentwicklung Dr. Beatrice Hess Sozialwissenschaftlerin und Organisationsberaterin BSO Die leicht gekürzte Fassung dieses Artikels ist erschienen im Newsletter „B-Dur“ (Ausgabe 6, August 2002) von vitamin B (www.vitaminB.ch) Sie wollen die Qualität Ihrer Arbeit überprüfen und erkennen, wo Entwicklungsbedarf besteht? Ein geeignetes Instrument dazu ist die Selbstevaluation. Sie stellt sicher, dass Ihre Organisation regelmässig über das eigene Handeln und dessen Wirksamkeit nachdenkt. Konkret könnte das folgendermassen aussehen: Zuerst machen Sie eine grobe mehrjährige Evaluationsplanung. Denn eine nachhaltige Wirkung erzielen Sie mit verschiedenen kleinen Evaluationsvorhaben, die Sie auf mehrere Jahre verteilen. Dann bestimmen Sie eine Steuergruppe, die verantwortlich ist für Planung und Durchführung der ersten Evaluation und für die Kommunikation der Ergebnisse. Die Steuergruppe klärt die Rahmenbedingungen bzw. erarbeitet einen entsprechenden Vorschlag zuhanden des Vorstandes. Die Steuergruppe und der Vorstand legen gemeinsam wenige relevante Fragen für die erste Evaluation fest. Wichtig sind vier Themenkreise: Welche Ergebnisse erzielen wir? Mit welchen Ressourcen arbeiten wir? Auf welchen Wegen erzielen wir unsere Ergebnisse? Entspricht unser Angebot einem Bedürfnis? Vielleicht sind Ihre wichtigsten Ziele und Aufgaben bereits beschrieben im Auftrag, im Leitbild oder in der Jahresplanung. Im einfachsten Fall wurde damals auch festgelegt, woran Sie messen wollen, ob Sie ihre Ziele erreicht haben. Anhand dieser Indikatoren können Sie das jetzt überprüfen und feststellen, wo Verbesserungen nötig sind. (Wenn Sie überprüfen, ob Sie ihre wichtigsten Ziele, die bereits festgelegt worden sind, erreicht haben, führen Sie eine Kontingenzevaluation durch. Haben Sie im Gegensatz dazu ein klares Anliegen oder Problem, dem Sie nachgehen möchten, führen Sie eine explorative Evaluation durch.) Im nächsten Schritt überlegt die Steuergruppe, welche quantitativen und qualitativen Daten unbedingt nötig sind, um Ihre Fragen zu bearbeiten. Die Wege, wie Sie zu ihren Daten kommen und die Schlussfolgerungen die Sie daraus ziehen, müssen für Dritte nachvollziehbar sein. Übrigens: Wie machen das andere Organisationen? Lassen Sie sich davon anregen. Über welche Daten verfügen Sie bereits in schriftlichen Unterlagen wie Statistiken, Protokollen, Jahresberichten, Verträgen, Leistungsaufträgen, Konzepten, Budgets, Jahresrechnungen, Bilanzen, Briefen etc.? Können Sie zusätzlich notwendige Daten durch mündliche oder schriftliche Befragungen im gewünschten Zeitraum beschaffen oder müssen Sie dazu regelmässige Statistiken führen? Übernehmen Sie als Steuergruppe nicht die gesamte Datenerhebung, sondern erteilen Sie einzelnen MitarbeiterInnen konkrete Aufträge. Herzstück der Selbstevaluation ist eine Veranstaltung, an der eine Gruppe von Menschen über die geleistete Arbeit und ihre Wirkung nachdenkt. Das kann ein halbtägiger Workshop oder eine mehrtägige Retraite sein. Um eine möglichst vielfältige und vollständige Sicht zu erhalten, beziehen Sie alle Menschen ein, die am Gelingen des Auftrags Ihrer Organisation beteiligt sind. Für die Innensicht sind das MitarbeiterInnen, die in unterschiedlichen Funktionen tätig sind. Für die Aussensicht sind es Personen, die für Ihre Arbeit wichtig sind: Fachleute von anderen Organisationen, Kundinnen bzw. Benutzer des Angebots und GeldgeberInnen. Diese Menschen können an der Veranstaltung teilnehmen oder in der Phase der Datensammmlung berücksichtigt werden. Der Ort der Veranstaltung soll ein entspanntes, angeregtes Arbeitsklima fördern. Die Evaluationsveranstaltung ist gut vorbereitet, das Tagesprogramm ist erstellt und die Aufgaben (Begrüssung, Moderation, Protokoll, Logistik, Verpflegung) sind verteilt. Sie können sich jetzt auf das Wesentliche der Selbstevaluation konzentrieren: das gemeinsame Lernen. Wichtig dabei sind wechselseitiges und respektvolles einander Zuhören. Unsicherheiten müssen Platz haben dürfen, sie sind hier wichtiger als Wissen. Der Stolz auf die eigenen Leistungen und die Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten sollten sich die Waage halten. An der Veranstaltung zeigt es sich vielleicht, dass die Steuergruppe eine zusätzliche Datenerhebung organisieren muss. Auf jeden Fall fassen Sie die Resultate der Datensammlung und die Ergebnisse der Veranstaltung in einem schriftlichen Bericht zusammen. Den zentralen Beitrag zum Gelingen der Selbstevaluation – die Umsetzung der Konsequenzen – müssen die Verantwortlichen in der Linie leisten. Haben Sie auch festgehalten, wer die Umsetzung überprüft? Die Steuergruppe informiert MitarbeiterInnen und Externe, VeranstaltungsteilnehmerInnen und andere so, wie Sie es vorgesehen hatten. Damit hat sie ihren Auftrag abgeschlossen und gibt ihn zurück an den Vorstand. Die Steuergruppe für das zweite Evaluationsvorhaben kann identisch sein mit der ersten Gruppe. Sie informiert sich über die Erfahrungen ihrer VorgängerInnen und beginnt wie gehabt mit der Klärung der Rahmenbedingungen. Beispiel In freiwilliger Arbeit hat eine Gruppe von drei Frauen und zwei Männern ein Kursangebot für schlechtintegrierte Fremdsprachige auf die Beine gestellt. Um die Zukunft ihres Angebots zu sichern, suchen sie die Zusammenarbeit mit einer bestehenden Organisation, welche die Trägerschaft übernehmen könnte. Nach einem Probejahr soll entschieden werden, ob und wie weiter (zusammen-)gearbeitet wird. Eine Selbstevaluation bereitet diesen Entscheid vor. Die Geschäftsführerin der neuen Trägerorganisation plant zusammen mit einem externen Berater die Selbstevaluation. Es findet eine halbtägige Retraite statt, an der neben der Geschäftsführerin das verantwortliche Vorstandsmitglied des Trägervereins und die fünf PionierInnen teilnehmen, die das Angebot aufgebaut und bis heute aufrechterhalten haben. Die Moderation übernimmt der externe Berater. Zur Vorbereitung der Retraite haben alle als „Hausaufgaben“ Daten zu ausgewählten Fragestellungen zusammengestellt. Als Einstieg in die Evaluationsretraite formulieren dieTeilnehmerInnen zwei Merkmale ihrer Arbeit, auf die sie persönlich stolz sind und zwei Dinge, die sie verbessern möchten. Im gemeinsamen Gespräch an der Evaluationsretraite werden drei Punkte zur Weiterbehandlung bestimmt:
Als Vorbereitung zur Selbstevaluation im nächsten Jahr werden neu systematisch Daten über die TeilnehmerInnen erhoben. In welcher Form eine Aussensicht einbezogen werden kann, überlegen sich zwei MitarbeiterInnen. |